Datenschutzerklärung UB|Surveys

Die Universitätsbibliothek Duisburg-Essen führt regelmäßig Online-Umfragen durch, zum Beispiel zur Evaluation von Veranstaltungen, zur Bewertung unserer Dienstleistungen oder für interne Verbesserungsprozesse. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns dabei besonders wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 12–14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen dieser Umfragen.

I. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die Universität Duisburg-Essen, vertreten durch ihre Rektorin.

Universität Duisburg-Essen

Rektorin

Prof. Dr. Barbara Albert
E-Mail: rektorin@uni-due.de
Webseite: https://www.uni-due.de/de/rektorat/rektorin.php

II. Name und Anschrift des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Universität Duisburg-Essen
Der behördliche Datenschutzbeauftragte
Dr. Kai-Uwe Loser
Forsthausweg 2
47057 Duisburg

E-Mail: kai-uwe.loser@uni-due.de
Telefon: 0234/32-28720

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der Durchführung und Auswertung von Umfragen der Universitätsbibliothek. In der Regel ist der Zweck dieser Umfragen, die Veranstaltungen, Angebote und Dienstleistungen der Bibliothek zu evaluieren und weiterzuentwickeln. Genaueres zum Zweck entnehmen Sie den Hinweisen in den einzelnen Umfragen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Dies geschieht zur Wahrnehmung der uns übertragenen Aufgabe der Unterstützung von Lehre und Forschung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

IV. Art der verarbeiteten Daten

Umfragedaten

Ihre Antworten auf die Umfragefragen (geschlossene und offene Eingaben). Die Umfragen sind in der Regel anonym. Eine nachträgliche Identifizierung einzelner Personen ist nicht beabsichtigt. Aufgrund spezieller Antwortkombinationen oder sehr kleiner Teilnehmergruppen kann eine theoretische Re-Identifizierbarkeit aber nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Die erhobenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Umfragezweck erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht oder in aggregierter bzw. anonymisierter Form weiterverarbeitet.

Die Teilnahme an den Umfragen ist stets freiwillig. Ihnen entstehen durch eine Nicht-Teilnahme keinerlei Nachteile.

Kontaktdaten

Bei einzelnen Umfragen können Sie freiwillig eine E-Mail-Adresse angeben. Die Angabe einer Kontaktadresse ist für Teilnehmer der Umfrage optional und erfolgt nur auf explizite Einwilligung.

• Für Rückfragen: Ihre Angaben werden gemeinsam mit Ihren Antworten gespeichert, damit wir Sie bei Bedarf zu Ihren Rückmeldungen kontaktieren können. Die Daten werden gelöscht, sobald die Auswertung abgeschlossen ist und keine Rückfragen mehr offen sind.
• Für Gewinnspiele: Ihre E-Mail-Adresse wird getrennt von den Umfrageantworten gespeichert und ausschließlich zur Durchführung des Gewinnspiels verwendet. Sie wird nach Abschluss des Gewinnspiels gelöscht.

Verbindungsdaten und Logfiles

Bei jedem Aufruf der Umfrage-Webseiten überträgt Ihr Web-Browser automatisch Daten des aufrufenden Rechners. Dies ist eine Grundfunktion des World Wide Web und nicht durch uns beeinflussbar. Dabei werden folgende Daten übertragen und in Log-Dateien gespeichert:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Adressen der aufgerufenen Webseiten
• IP-Adresse des Nutzers (ableitbar: Herkunft des Webseitenaufrufs, z. B. Land, Stadt oder Organisation/ISP)
• Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Browsertyp
• Adressen der Webseiten, von denen aus Sie auf unsere Webseiten gelangt sind

Die vorübergehende Verarbeitung dieser Verbindungsdaten ist zur Bereitstellung der Plattform technisch zwingend erforderlich. Die Speicherung in Log-Dateien erfolgt zur Optimierung und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Plattform. Die Daten in den Log-Dateien werden regelmäßig in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken weiterverarbeitet. Personenbezogene Zugriffsdaten werden nach 7 Tagen gelöscht.

Session Cookies

Unsere Umfragen verwenden sogenannte Session Cookies. Diese enthalten eine zufällig erzeugte eindeutige Session-ID sowie Angaben zu Herkunft und Speicherfrist. Die von uns eingesetzten Session-Cookies sind für die Funktion unserer Webseite notwendig und werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Webbrowser schließen. Eine Profilerstellung findet nicht statt.

Anmelde-Daten

Für die Teilnahme an Umfragen ist kein Login erforderlich.

Eine Anmeldung (Login) mit persönlichen Daten ist nur zur Erstellung von Umfragen durch Bibliothekspersonal erforderlich. Zur Erstellung einer Umfrage melden sich autorisierte Bibliotheksangehörige mit ihrer Uni-Kennung an. Die Autorisierung erfolgt gegen den Shibboleth-Server des Zentrums für Informations- und Mediendienste (ZIM) der Universität. Der Umfrage-Server verarbeitet und speichert folgende Nutzerdaten:

• Benutzerkennung
• E-Mail-Adresse
• Uhrzeit und Datum des letzten Logins

Die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten geschieht zur Wahrnehmung der uns übertragenen Aufgabe der Unterstützung von Lehre und Forschung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und ist erforderlich zum Überprüfen der erfolgten Dienstleistungen und deren Wirtschaftlichkeit.

V. Empfänger:innen der Daten

Die Auswertung erfolgt ausschließlich durch berechtigte Mitarbeitende der Universitätsbibliothek. Diese sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

VI. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffene:r i. S. d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können eine Bestätigung verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine Verarbeitung vor, umfasst die Auskunft u. a.:

1. die Zwecke der Verarbeitung;
2. die Kategorien personenbezogener Daten;
3. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern;
4. die geplante Speicherdauer bzw. Kriterien für deren Festlegung;
5. das Bestehen von Rechten auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch;
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
7. alle verfügbaren Informationen zur Herkunft der Daten, sofern nicht bei Ihnen erhoben;
8. das Bestehen automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO) mit aussagekräftigen Informationen.

Sie haben zudem das Recht zu erfahren, ob Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden sowie über geeignete Garantien gem. Art. 46 DSGVO informiert zu werden.

Dieses Recht kann eingeschränkt werden, soweit es Forschungs-/Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung hierfür notwendig ist.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten. Einschränkungen können sich aus erforderlichen Forschungs-/Statistikzwecken ergeben.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen:

1. Sie bestreiten die Richtigkeit der Daten (für die Dauer der Prüfung);
2. die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie verlangen statt Löschung die Einschränkung;
3. die Daten werden nicht mehr benötigt, werden jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt;
4. Sie haben Widerspruch gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe überwiegen.

Bei eingeschränkter Verarbeitung dürfen Daten – abgesehen von der Speicherung – nur mit Ihrer Einwilligung oder zu den genannten Ausnahmen verarbeitet werden. Sie werden informiert, bevor eine Einschränkung aufgehoben wird. Einschränkungen können sich aus Forschungs-/Statistikzwecken ergeben.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können die unverzügliche Löschung verlangen, wenn u. a. gilt:

1. Zweckfortfall;
2. Widerruf der Einwilligung ohne andere Rechtsgrundlage;
3. Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO ohne überwiegende Gründe;
4. unrechtmäßige Verarbeitung;
5. rechtliche Pflicht zur Löschung;
6. Daten wurden in Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft (Art. 8 Abs. 1 DSGVO) erhoben.

b) Information an Dritte

Wurden Daten öffentlich gemacht, werden – im Rahmen des Zumutbaren – Verantwortliche, die diese verarbeiten, über Ihren Löschwunsch informiert (Art. 17 Abs. 2 DSGVO).

c) Ausnahmen

Das Recht besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist, z. B. zur freien Meinungsäußerung, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, im öffentlichen Interesse (Gesundheit, Archiv, Forschung/Statistik) oder zur Rechtsverfolgung.

5. Recht auf Unterrichtung

Der Verantwortliche teilt allen Empfängern Berichtigung, Löschung oder Einschränkung mit (sofern nicht unmöglich/unverhältnismäßig). Sie haben das Recht, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung/Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Direktübermittlung ist zu ermöglichen, soweit technisch machbar. Rechte Dritter dürfen nicht beeinträchtigt werden. Das Recht gilt nicht für Verarbeitungen im öffentlichen Interesse/öffentlicher Gewalt.

7. Widerspruchsrecht

Sie können aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO Widerspruch einlegen (einschließlich Profiling). Bei Direktwerbung besteht ein generelles Widerspruchsrecht; dann werden die Daten nicht mehr zu diesem Zweck verarbeitet. Auch bei Forschungs-/Statistikzwecken besteht ein Widerspruchsrecht; es kann eingeschränkt sein, wenn sonst die Zwecke vereitelt würden.

8. Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht ausschließlich automatisierten Entscheidungen unterworfen zu werden, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen, außer bei Erforderlichkeit für Vertrag, gesetzlicher Zulässigkeit mit Schutzmaßnahmen oder ausdrücklicher Einwilligung. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) sind dabei grundsätzlich ausgeschlossen.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des mutmaßlichen Verstoßes). Die Behörde unterrichtet über Stand und Ergebnis der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit gerichtlicher Rechtsbehelfe (Art. 78 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde für die Universität Duisburg-Essen ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf
Webseite: https://www.ldi.nrw.de/index.php